1. Consideraciones Generales

El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia consagra el derecho de toda persona a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en bancos de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, obliga a quienes manejan datos personales de terceros a respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución.

La Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para el tratamiento legítimo de datos personales. Los literales k) del artículo 17 y f) del artículo 18 obligan a los responsables del tratamiento a adoptar una política interna de procedimientos para garantizar el cumplimiento de dicha ley, en especial para la atención de consultas y reclamos.

El Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 reglamenta el contenido y requisitos de las políticas de tratamiento de datos personales y los avisos de privacidad.

AVALCOL Valoraciones está comprometida con el respeto de los derechos de sus clientes, usuarios y terceros en general. Por eso adopta la siguiente política de tratamiento de datos personales, de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucren el tratamiento de datos personales.

2. Alcance

Esta política aplica a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales objeto de tratamiento por parte de AVALCOL Valoraciones, en su calidad de Responsable del Tratamiento.

Es de obligatorio cumplimiento para AVALCOL Valoraciones y para cualquier tercero que obre en su nombre o realice tratamiento de datos por su cuenta, quienes deberán suscribir las cláusulas contractuales correspondientes para garantizar su observancia.

3. Definiciones

Para efectos de la presente política y de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se aplicarán las siguientes definiciones:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

b) Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

d) Dato público: Dato calificado como tal según la ley o la Constitución. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil, profesión u oficio y los que puedan obtenerse sin reserva alguna.

e) Dato privado: Dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.

f) Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, datos de salud, vida sexual o datos biométricos.

g) Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

h) Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos. En el caso de la presente política: AVALCOL Valoraciones.

i) Titular del dato: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

j) Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

k) Transmisión: Tratamiento de datos que implica su comunicación dentro o fuera de Colombia, para ser tratados por un encargado por cuenta del responsable.

l) Transferencia: Envío de datos personales que realiza el responsable desde Colombia hacia otro responsable dentro o fuera del país.

4. Principios del Tratamiento

El tratamiento de datos personales en AVALCOL Valoraciones se regirá por los siguientes principios:

a) Principio de finalidad: El tratamiento de datos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual será informada al titular.

b) Principio de libertad: El tratamiento solo podrá llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos no podrán obtenerse ni divulgarse sin autorización, salvo mandato legal o judicial.

c) Principio de veracidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

d) Principio de transparencia: El titular tendrá derecho a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

e) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales no estarán disponibles en internet u otros medios masivos, salvo que el acceso sea técnicamente controlado para garantizar conocimiento restringido a titulares y terceros autorizados.

f) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento será protegida mediante medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

g) Principio de confidencialidad: Quienes intervengan en el tratamiento de datos personales, incluso después de finalizada su relación con AVALCOL Valoraciones, están obligados a guardar reserva sobre la información.

5. Datos del Responsable del Tratamiento

6. Tratamiento y Finalidad

AVALCOL Valoraciones, para el adecuado desarrollo de sus actividades de valoración inmobiliaria y consultoría catastral, recolecta, almacena, usa y suprime datos personales de personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación.

Los datos personales objeto de tratamiento tienen las siguientes finalidades:

• Atender solicitudes de cotización y prestación del servicio de avalúos comerciales e inmobiliarios.
• Contactar al usuario vía teléfono, WhatsApp o correo electrónico para dar respuesta a sus consultas.
• Gestionar la relación contractual para la prestación de servicios de valoración y consultoría catastral.
• Enviar información sobre nuestros servicios cuando el usuario lo autorice expresamente.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias vigentes en Colombia.
• Mejorar la experiencia del usuario en el sitio web mediante análisis estadístico anónimo.
• Prevenir fraudes y garantizar la seguridad en la prestación del servicio.
• Elaborar informes técnicos de avalúo y documentos asociados al servicio contratado.

7. Derechos de los Titulares

Los titulares de datos personales, por sí mismos o por intermedio de representante o apoderado, podrán ejercer los siguientes derechos respecto de los datos tratados por AVALCOL Valoraciones:

a) Derecho de acceso: Acceder gratuitamente a los datos personales que estén bajo control de AVALCOL Valoraciones, al menos una vez por mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales a esta política.

b) Derecho de actualización, rectificación y supresión: Solicitar la actualización, rectificación o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, cuando resulte procedente conforme a la ley.

c) Derecho a solicitar prueba de autorización: Salvo en los eventos en que la ley no requiera autorización para el tratamiento.

d) Derecho a ser informado: Ser informado sobre el uso que AVALCOL Valoraciones ha dado a sus datos personales, previa solicitud.

e) Derecho a presentar quejas: Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa vigente sobre tratamiento de datos personales.

f) Derecho a revocar la autorización: Revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de sus datos, siempre que no exista un deber legal o contractual que lo impida.

Parágrafo: Para ejercer los derechos descritos, tanto el titular como su representante deberán acreditar su identidad de forma suficiente. Los derechos de menores de edad serán ejercidos por sus representantes legales.

8. Deberes de AVALCOL Valoraciones como Responsable

AVALCOL Valoraciones, en su calidad de responsable del tratamiento, cumplirá los siguientes deberes:

• Solicitar y conservar la autorización otorgada por el titular para el tratamiento de sus datos.
• Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
• Garantizar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en el tratamiento.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
• Actualizar y rectificar los datos personales cuando sea necesario.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos establecidos por la ley.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad o riesgos en la administración de la información.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. Autorización para el Tratamiento de Datos

AVALCOL Valoraciones obtendrá del titular su autorización previa, expresa e informada antes de recolectar y tratar sus datos personales. Esta obligación no aplica cuando se trate de datos de naturaleza pública o cuando exista mandato legal que no requiera dicho consentimiento.

Antes de que el titular otorgue su autorización, AVALCOL Valoraciones le informará de forma clara y expresa:

• El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y su finalidad.
• El carácter facultativo de responder preguntas sobre datos sensibles.
• Los derechos que le asisten como titular conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.
• La identificación y datos de contacto de AVALCOL Valoraciones como responsable del tratamiento.

La autorización podrá obtenerse por cualquier medio que permita su consulta posterior. En ningún caso el silencio del titular podrá considerarse como consentimiento.

9.1 Autorización para tratamiento de datos sensibles

Cuando se requiera recolectar datos sensibles, la autorización deberá ser explícita. Se informará al titular que no está obligado a autorizar dicho tratamiento y se especificará de forma previa cuáles datos son sensibles y cuál es la finalidad de su tratamiento.

9.2 Autorización para tratamiento de datos de menores de edad

El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA) requerirá autorización otorgada por sus representantes legales, quienes deberán garantizar el derecho de los NNA a ser escuchados. El tratamiento deberá respetar en todo momento el interés superior del menor.

10. Transferencia y Transmisión de Datos Personales

AVALCOL Valoraciones no vende, alquila ni comparte datos personales con terceros con fines comerciales.

Los datos podrán ser compartidos o transmitidos únicamente en los siguientes casos:

• Con proveedores de servicios tecnológicos que apoyan la operación del sitio web (hosting, correo electrónico, analítica), bajo acuerdos de confidencialidad o contratos de transmisión de datos.
• Con autoridades competentes, cuando exista obligación legal, judicial o regulatoria de hacerlo.
• Con el propio titular o sus representantes legales, previa verificación de identidad.

Cuando AVALCOL Valoraciones transmita datos a encargados dentro o fuera de Colombia, suscribirá cláusulas contractuales que regulen los alcances del tratamiento, las obligaciones del encargado y la confidencialidad de la información.

11. Procedimientos para Ejercer los Derechos

Los titulares o sus representantes podrán ejercer sus derechos a través del siguiente canal:

11.1 Consultas

El titular podrá solicitar información sobre los datos personales que reposen en AVALCOL Valoraciones. La respuesta se comunicará en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo. Si no fuera posible responder en ese plazo, se informará al interesado indicando los motivos de la demora; la respuesta no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

11.2 Reclamos

El titular podrá presentar reclamos para corregir, actualizar o suprimir datos, o para reportar presuntos incumplimientos de la Ley 1581 de 2012. El reclamo deberá contener:

• Nombre e identificación del titular o persona legitimada.
• Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Dirección física o electrónica para recibir la respuesta.
• Documentos y pruebas que quiera hacer valer.

Si el reclamo está incompleto, AVALCOL Valoraciones requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido el reclamo.

El término máximo para resolver el reclamo es de quince (15) días hábiles desde su recibo. Si no fuera posible resolverlo en ese plazo, se informará al interesado; la respuesta no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

12. Medidas de Seguridad

AVALCOL Valoraciones implementa medidas técnicas, humanas y administrativas proporcionales al riesgo para proteger los datos personales contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, divulgación, alteración o destrucción. Estas medidas incluyen, entre otras:

• Cifrado SSL/TLS en todas las comunicaciones del sitio web (protocolo HTTPS).
• Acceso restringido a datos personales, únicamente al personal autorizado.
• Uso de contraseñas seguras y doble factor de autenticación en plataformas administrativas.
• Revisión periódica de las prácticas de seguridad y actualización de software.

13. Vigencia de la Política y de las Bases de Datos

Esta política entra en vigencia a partir de su publicación en www.avalcol.co/politica-de-privacidad. AVALCOL Valoraciones se reserva el derecho de modificarla en cualquier momento, publicando la versión actualizada en dicha URL.

Los datos personales recopilados serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas en esta política. Una vez cumplidas esas finalidades, y siempre que no exista deber legal o contractual de conservarlos, los datos serán eliminados de las bases de datos de AVALCOL Valoraciones.

La vigencia de las bases de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento, conforme al artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.

14. Autoridad de Control

Si considera que AVALCOL Valoraciones ha infringido la normativa de protección de datos personales, tiene derecho a presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC):